Overdreven vertrouwen op het geheugen van uw organisatie betekent dat er veel te weinig over bestaande praktijken wordt nagedacht, laat staan dat deze ter discussie worden gesteld. Zelfs als mensen weten dat bestaande werkwijzen of handelingen niet feilloos zijn, overheerst de angst om nieuwe voorstellen te doen.

Als het geheugen het denken verdringt

Enkele jaren geleden werd ik gevraagd om in de Rotterdamse haven een onderneming te helpen met hun verandering naar een hogere effectiviteit. Pratend met zeer betrokken medewerkers werd het mij al snel duidelijk dat er veel activiteiten werden uitgevoerd die nergens meer voor dienden.

Zo waren er de twee parttime dames die dagelijks en gedurende de gehele week hun eigen weerberichten op stelden op basis van eigen waarnemingen. Vroeger een uiterst belangrijke taak vanwege de schadeclaims die door regenweer zouden kunnen ontstaan. Dan is het natuurlijk wel zinvol om vast te kunnen stellen, dat het wel of juist niet geregend had.

Mappen vol met weerrapporten van de afgelopen jaren sierden de wand van hun kantoor. Elke dag weer hoopten de dames op vroegere tijden, waarin managers in en uit liepen om met hun weerberichten de verzekeringsmaatschappijen te overtuigen van de onterechte claims. Ook enkele jaren geleden echter konden de regionale weersomstandigheden met terugwerkende kracht al opgevraagd worden en digitaal worden uitgelezen. De dames kregen dan ook geen enkele geïnteresseerde meer voor hun werk, wel voor de koffie en gezelligheid natuurlijk. Hun functie was in de laatste 30 jaar van zeer belangrijk verworden tot compleet overbodig.

Eerder had een stagiaire al eens een onderzoek gedaan en nadat hij trots wist te verkondigen dat deze weerberichten overbodig waren geworden, kon hij helaas zijn stageopdracht niet verder afmaken. Sinds mensenheugenis waren deze dames al met weerberichten bezig. Zo doen we dat hier al jaren en dat werkt!

Starheid als reactie op uw voorstel tot verandering

Elke keer als uw zakelijke omgeving verandert, waardoor het heden niet langer in het verlengde ligt van het verleden, moeten de mensen. die ooit de beste werkwijzen hebben bedacht, zorgvuldig nadenken over de werkwijzen, die behouden, die opnieuw uitgevonden en/of geleend kunnen worden van andere organisatie. U kunt zich voorstellen dat dit een lastige opgave is. Eerst je eigen goede ideeën loslaten en dan weer iets nieuws bedenken vergt een grote inspanning.
 Mensen halen hun trots uit en baseren hun bestaansrecht op de door hen bedachte en succesvolle handelingen. Hoe kunt u met het verleden breken als de markt daarom vraagt en uw eigen collega’s/medewerkers juist vast willen houden aan de successen uit het verleden?

Richt een klein en actief projectteam op met de doelstelling om een nieuw bedrijf te bouwen als antwoord op de veranderende marktwensen in uw branche en nieuwe (productie-) technieken. Geef dit team een niet betsaand, doch ongelimiteerd budget mee en een afgebakend tijdsbestek, waarin het resultaat aan u gepresenteerd dient te worden.
De samenstelling van dit projectteam is natuurlijk divers en bevat fris denkende mensen met gevarieerde kennisgebieden. Liefst ook enkele mensen van buiten uw organisatie. Slaap voorafgaand aan de presentatie van dit projectteam enkele dagen ruim voldoende en begeeft u naar de presentatieruimte met een gevoel van “alles is realiseerbaar”.

In de afgelopen maanden heeft voortbordurend op de uitkomsten van een dergelijk projectteam een 50-jarige organisatie haar tweede leven georganiseerd. De uitspraak “Dit kan niet!” is vervangen door “Kunnen we niet sneller?”

Complexe functie inzichtelijk maken verhoogt de effectiviteit.

Een ander idee om effectiviteit te verhogen is het ontrafelen van de groeiende complexiteit van bepaalde functies. De timmerman in de werkplaats die in de loop der jaren steeds meer verschillende deeltaken heeft gekregen omdat hij het zo goed doet, kan wel eens zeer ineffectief zijn geworden door de grote diversiteit van zijn taken.
Uw topverkoper die een steeds omvangrijker administratie moet voeren, verlaat zelfs na verloop van tijd uw organisatie; hij komt niet meer aan verkopen toe en juist dat was zijn taak.
Breng al die verschillende deeltaken op de bekende regenachtige zondagmiddag eens in kaart. U kunt er ook die stagiaires voornemen, die staan te trappelen om een goede stageplek of een jongere, die het jongerenloket bij de UWV werkpleinen plat loopt en dan zelf in de regen ter ontspanning een “balletje golf slaan”. Vraag u zich dan een week later eens af (kijkend naar het resultaat) of al die deeltaken nog wel zinvol zijn en zo ja, of deze deeltaken nog wel door diezelfde functionaris uitgevoerd zouden moeten worden.

Zo kon in een metaalbewerkingsfabriek recentelijk vastgesteld worden, dat de relatief dure metaalbewerker ongeveer de helft van zijn tijd bezig was met het verplaatsen van zijn grondstoffen en gereedproducten en bovendien ook zelf de “krullen moest opruimen”. Nu is voor het “ruimen van de krullen” een heerlijke krullenbol met een SW-indicatie ingehuurd en doet de metaalbewerker eindelijk weer zijn specialistisch werk. De bedrijfeconomische voordelen zijn volop aanwezig en de motivatie van alle mensen in deze werkplaats is gestegen.

Het omzetten van kennis in actie is helemaal niet moeilijk. Het begint met jezelf en de organisatie eens ter discussie te durven stellen, vervolgens wordt deze reflectie voortgezet in gerichte onderzoeken om tot kennis te komen en dan gewoon eens doen. Je leert niet alleen door praten…we leren net zoveel door het doen. Gewoon doen!

Ing. H.J. Vorenkamp gepubliceerd in Kijk op Oost Nederland Februari 2010