De traditionele brievenbus blijft nagenoeg leeg. Veel reclame en zinloze informatie wordt door de secretaresse in het ronde archief voorgoed opgeborgen. Uw e-mailbox echter blijft de gehele dag volstromen.

In mijn praktijk kom ik regelmatig directeuren/leidinggevenden tegen die meer dan 200 e-mails per dag te verwerken krijgen en dat ook nog proberen. Daarom even een paar tips:

• begin het eerste uur van de dag te werken zonder dat de mailbox wordt geopend
• structuur de e-mails door maximaal 5 aparte postmappen te maken, te weten spoed, later, afwachten, archief en weggooien.
• Open de mailbox drie keer per dag en beoordeel alle mails gelijk op de noodzakelijke actie
• Handel een mail af die driect beantwoord kan worden of gooi hem weg
• E-mails die meer tijd vragen en wel haast hebben gaan naar de map "spoed", andere e-mails naar de map "later".
• E-mails die nog later mogelijk nog nodig zijn gaan naar "afwachten" en de rest in "archief".
• Weggooien van e-mails vinden mensen soms zo definitief en daarom kan de map "weggooien" een tussenstap zijn. Na enkele weken gooit u het alsnog weg.
• Het is belangrijk om in het onderwerpveld een goed trefwoord te plaatsen; dan is alles snel terug te vinden
• Maak zo weinig mogelijk gebruik van cc-adressen, want al die mensen sturen weer iets terug.

Het allerbelangrijkste is misschien nog wel het vastleggen van de prioriteiten. De meest belangrijke en urgente zaken hebben prioriteit.

Wilt u meer weten over verandering van gedrag om uw e-mails beter te kunnen beheersen of om in "meer" tijd te krijgen voor zaken die u graag wilt uitvoeren? Boek de training Time Management en geniet van het resultaat.